Regnskabsopgaver

Fakturering

Fakturaer er regninger man sender ud til sine kunder, når man har solgt dem noget eller udført et stykke arbejde. Fakturaerne skal indeholde nogle bestemte oplysninger for at være gyldige, for eksempel skal sælgerens CVR-nummer, navn og adresse, hvad der er solgt og hvornår samt momsen stå der. Og fakturaerne skal nummereres løbende. Når man først er startet på en nummerserie, må den ikke brydes. Yderligere er det hensigtsmæssigt med betalingsbetingelser og bankoplysninger. En lille note om, hvad konsekvensen er af ikke at overholde betalingsbetingelserne er også praktisk.

Man kan fakturere i et tekstbehandlingsprogram, i et regneark eller i et regnskabsprogram. Men lige meget hvordan man gør det, skal virksomheden altid have en komplet fakturamappe: Alle fakturaer skal altså udprintes i mindst to kopier: En til kunden og en til mappen.

Hvis der udstedes kreditnotaer kan de følge den samme nummerserie. For de fleste virksomheders vedkommende bruger man kun kreditnotaer, hvis man tager varer retur, hvis der er fejlfaktureret eller hvis ydelsen ikke er leveret ordentligt.

Betalinger

At betale regninger er en del af kreditorplejen. Mange betaler over netbank, og det har den fordel, at man kan arbejde med bankforretninger uden at stå i kø nogen steder. Bogholderimæssigt er det en fordel, hvis der er en lige linje mellem betalingerne og bilagsmaterialet. Altså hvis der er en faktura eller et kontoudtog med vedhæftede fakturaer pr. betaling. Acontobeløb mv. skal der kunne redegøres for.

Hvis du ikke kan betale alle dine regninger, gør du livet lettere for dig selv ved at tage kontakt til de pågældende leverandører inden forfaldsdatoen for at lave en aftale. Du kan i mange tilfælde også spare gebyrer og renter på den måde.

Indsamling af materiale

Indsamling af regnskabsmateriale er en absolut forudsætning for at få et retvisende regnskab. Til den almindelige, løbende bogføring skal bruges: Salgsfakturaer, købsfakturaer, bankkontoudtog, kasseopgørelser og kassebilag, lønsedler og alle de små løse bilag, som ligger i pungen. Herudover kan du eller din bogholder få brug for kontrakter og aftaler, som på et eller andet tidspunkt kan udløse ind- eller udbetalinger i firmaet. F.eks. kan man få brug for huslejekontrakten for at tjekke om der er moms med i huslejen, hvis overførslen ellers sker automatisk.
 
Sortering

Sortering af bilag vil sige at ordne regnskabsmaterialet, så det er klar til bogføring. Og så de ting, der ikke bliver bogført alligevel altid kan findes igen. Jo længere en periode, der skal sorteres for, jo mere tidskrævende af det. I visse tilfælde tager det mere en 75% af den samlede regnskabstid bare at få rede på et mangelfuldt og rodet bilagsmateriale.

Hvis det er dig selv, der skal bogføre bilagene, kan du spare masser af tid ved at have et system at sortere efter. Og hvis du sender bogføringen ud til en bogholder, vil et velsorteret materiale altid medføre en lavere pris.
 
Bogføring

At bogføre sine bilag vil sige at registrere dem i et regnskabsprogram, hvor du ikke sådan uden videre kan gå ind og ændre det bagefter. Bogføringen danner grundlag for momsafregningen og årsregnskabet. Når man bogfører et bilag, indtaster man hvad man har købt og hvor pengene er kommet fra. Eller hvad man har solgt, og hvor pengene er gået hen. Der findes mange programmer til at bogføre i. Excel er ikke et af dem, fordi det ikke opfylder nogle lovgivningsmæssige krav til regnskabsprogrammer. Inloco Regnskab kan hjælpe dig med at vælge det rigtige, vi bogfører i flere forskellige programmer til daglig. Du kan læse om forskellige regnskabsprogrammers priser og features her.
 
Afstemning

Det er nødvendigt at afstemme sin bogføring. Det vil sige, at man sikrer sig, at regnskabes tal er rigtige, at man har det hele med, og at de forskellige poster er placeret rigtigt i regnskabet. Afstemning foregår ved, at man sammenligner det bogførte med noget andet. F.eks. kan man afstemme en kreditor ved at tjekke kontoudtoget fra kreditoren op mod det, der er blevet bogført.

Afstemning af de likvide konti, typisk kasse, giro og bank, foregår hver gang, der bliver bogført. Man skal kunne se i bogholderiet, at det stemmer med virkeligheden, altså med kassens optælling eller bankens kontoudtog. Afstemning af moms, kreditorer mv. foregår i andre intervaller, afhængig af hvilken virksomhed der er tale om.
 
Afregning og angivelse

Hvis du er momsregistreret, skal du angive og afregne moms. I starten vil det være fire gange årligt, nemlig for hvert kvartal med deadline 40 dage efter kvartets ophør. Hvis du udbetaler A-indkomst, skal du hver måned angive og afregne skat, arbejdsmarkedsbidrag mv. I bogholderiet holder man styr på, hvem du skylder hvad, så der aldrig er tvivl om, at du har betalt, hvad du skal.  
 
Moms

Momsen i Danmark er 25%.

Det betyder, at man skal opkræve 25% moms af sit salg. Disse penge skal afregnes til ToldSkat med faste mellemrum, i starten kvartalsvis. Man har også et momsfradrag: For nogle af virksomhedens udgifter kan man trække købsmomsen fra, så den samlede momsindbetaling bliver mindre, end den salgsmoms, man har opkrævet hos sine kunder.

Der er særlige regler ved køb og salg til udlandet.

Nogle brancher er ikke momspligtige men omfattet af lønsumsafgiften. For dem gælder helt andre ordninger.

De fleste firmaer har udgifter inden for følgende områder, hvor man ikke eller kun delvist kan trække momsen fra: Porto, personbefordring og repræsentation. Herudover kan man heller ikke trække momsen fra, hvis den ikke er opkrævet: Huslejer kan være med eller uden moms, deposita er som regel uden moms. A-indkomst er aldrig momset.

Løn

Udbetaling af løn til medarbejder kræver et vist administrativt arbejde, som kan gøres lettere ved at vælge et hensigtsmæssigt lønsystem. Bruttolønnen bliver fordelt mellem medarbejderen, skattevæsenet, ATP, evt. pension, og Feriegiro. Og de skal udbetales til de forskellige i forskellige tempi. Derfor er det vigtigt, at der holdes styr på det, og det sker i bogholderiet.

Aconto udbetalinger skal ikke finde sted. Og slet ikke rutinemæssigt.

A-indkomst er almindelig lønindkomst med almindelig, løbende afregning.

B-indkomst medfører færre afregninger, men må kun udbetales undtagelsesvis og i særlige tilfælde og aldrig til medarbejdere, som arbejder for dit firma over en længere periode.

Løn til indehaveren af firmaet: Hvis der er tale om et Aps eller A/S kan man udbetale almindelig A-indkomst. For enkeltmandsfirmaer og I/S-ere er der tale om at ejeren hæver noget af sit overskud. Det behandles ikke som løn, men man skal kontakte ToldSkat for at sikre sig, at forskudsregistreringen er på plads, så der løbende bliver indbetalt aconto B-skat og arbejdsmarkedsbidrag.

Privatøkonomi

For enkeltmandsvirksomheder og I/S-ere gælder, at ejeren økonomisk er symbiotisk forbundet med sin virksomhed. Her gælder ingen begrænsninger, du hæfter personligt for hver eneste økonomisk disposition, din virksomhed foretager.

I praktis er det dog meget væsentligt at holde de to ting adskilt. Det vil sige, at der skal være et tydeligt skel mellem dine private økonomiske affærer og firmaets.

Adskillelsen sker to steder: Dels ved måden, du håndterer dine penge på, dels i bogholderiet.

Det mest almindelige er at oprette en mellemregningskonto i dit firmas bogholderi. Her bogfører man alle de mellemværender, der er mellem dig og firmaet. Hvis du hæver penge til privatforbrug, vil man kunne se det på denne konto. Og hvis du lægger ud for firmaet, vil det også kunne ses på denne konto. Hvis du f.eks. betaler din private husleje fra firmaets konto, vil udgiften ikke skulle bogføres som husleje, men som “hævet privat”.

Ved at være konsekvent med at bogføre på mellemregningen, vil du hele tiden have et præcist billede af, hvor meget af virksomhedens overskud, du har hævet.

Etableringsbudget

Et etableringsbudget er en oversigt over de udgifter, man har i forbindelse med etablering af en virksomhed eller en udvidelse, f.eks. inddragelse af nye forretningsområder. Etableringsbudgettet bør følges op af et driftsbudget som viser, at de omkostninger, der har været ved etableringen bliver tjent hjem igen inden for en tilfredsstillende tidsramme.
 
Driftsbudget

Et driftsbudget er en oversigt, som i tal beskriver forventningerne til virksomhedens indtjening og omkostninger for en kommende periode. Budgettet kan laves månedsvis for det indeværende år og derefter pr. kvartal for det kommende år. Budgetter bør være gennemarbejdede, så de enkelte indtægter og udgifter i oversigten er estimeret ud fra nogle forudsætninger og begrundede forventninger til, hvordan det vil gå virksomheden.

Budgettet bruges internt i virksomheden til at fastsætte nogle mål. Og budgettet bruges også eksternt i kommunikation med rådgivere, investorer og pengeinstitutter om virksomhedens hensigter, muligheder og handlemåder.

Forudsætningerne i budgettet vil ofte ændre sig, og så må budgettet tilpasses virkeligheden, så man får et overblik over konsekvenserne og kan forholde sig til dem.

Budgetarbejdet er at udarbejde en hensigtserklæring, og vil derfor altid skulle ske af eller i samarbejde med virksomhedens anvarlige ledelse.

Likviditet

Likviditet handler om rede penge. En virksomhed kan være meget værd og alligevel have svært ved at betale sine regninger til tiden, pengene kan være bundet i inventar, deposita, maskiner eller fast ejendom. For at sikre sig et godt overblik over likviditeten, kan man udarbejde en likviditetskalkule som viser, hvornår virksomheden indbetalinger og udbetalinger finder sted. Hvis likvidteten styres på denne måde, vil man i god tid kunne forudse likvide vanskeligheder og løse dem forlods.

Det er altid meget lettere at løse likviditetsproblemer i god tid. En gennemarbejdet likviditetskalkule er et vældig godt argument, hvis man skal i banken for at få mere kredit.

Likviditetskalkulen tager udgangspunkt i driftsbudgettet og bygger på de samme forudsætninger. Derfor skal det revideres i samme tempo som driftsbudgettet bliver det.
 
Bankforbindelse

Alle virksomheder har kontakt til et pengeinstitut. Hvor tæt kontakten er afhænger af, om der er tale om lån og kassekreditter eller bare en løbende driftskonto.

For de fleste vil det vær en god idé at have et navn på en bankrådgiver, som så er den du taler med hver gang. Hvis din virksomheds økonomi i perioder er skøbelig og du muligvis for brug for bevilgede overtræk eller noget tilsvarende, er det en god idé løbende at holde din bankrådgiver orienteret om, hvordan det går i firmaet, så han kender dig og din virksomhed godt og derfor hurtigere kan tage stilling til dine haste-henvendelser. Det er ikke ualmindeligt, at banken beder om kvartalsvise råbalancer, hvis de har lånt dig mange penge.

Debitorpleje

Debitorer er dem, som skylder virksomheden penge. Debitorpleje omfatter at bestemme betalingsfrister og at fastsætte en procedure for, hvad man gør hvis ikke betalingsfristerne bliver overholdt. Debitorpleje er derfor ikke det samme som kundepleje, selvom der kan være overlappende områder.

For mange firmaer vil det før eller siden ske, at en debitor ikke betaler det skyldige beløb. Enkeltstående tilfælde kan løses ad hoch, f.eks. ved at man ringer til debitoren, skriver en rykker eller på anden måde gør opmærksom på, at man ved, pengene ikke er betalt.

Hvis der er tale om flere debitorer, som ikke betaler eller hvis det drejer sig om større beløb, er det smart på forhånd at have undersøgt muligheden for at sende sagen til inkasso, så man får hjælp til at inddrive pengene.

Hvis du ikke har styr på dine debitorer og ved, hvem der skylder dig hvad, sender du utjekkede signaler ud i verdenen, og du vil naturligvis komme bagerst i bunken hos dem, hvor nogle regninger kommer til at ligge lidt for længe.

Hvis debitorerne bliver bogført løbende, har du automatisk et overblik over, hvem der skylder dig hvad, og du kan udskrive kontoudtog til debitoren, hvis de er i tvivl om betalingerne.
 
Kreditorpleje

Kreditorer er dem, som dit firma skylder penge. ToldSkat og leverandører har de fleste virksomheder mellemværender med.

Kreditorplejen omfatter at holde styr på, hvem man skylder hvad. Og hvis ikke man kan betale til tiden er det en vigtig del af kreditorplejen at have kontakt med sine leverandører og indgå aftaler.

Hvis alle indgående fakturaer, altså regninger, virksomheden skal betale, bliver registreret i bogholderiet med det samme, kan du udskrive kontoudtog, som matcher dem, du får fra dine leverandører. Og så er det nemt at konstatere differencer.

Med i kreditorplejen hører også at forhandle betalings-betingelser. Du kan styrke din likviditet, hvis du kan få noget længere kredit hos dine kreditorer.

Råbalance

Dit bogførte regnskab skal bruges i flere forskellige sammenhænge, hvor det er nødvendigt at kunne danne en rapport over, hvordan det går med firmaets økonomi.

Gennem året vil man hver gang, der er bogført, kunne udskrive en råbalance. En råbalance er et ark papir, hvor man kan se indtægter og udgifter for den valgte periode. Man kan også se, hvor meget firmaet pr. en bestemt dato har til gode og skylder væk.

Råbalancen er ikke et årsregnskab. Der er nogle ting, som råbalancen ikke nødvendigvis tager højde for, f.eks. afskrivninger og varelager. Men råbalancen er alligvel meget sigende og helt anvendelig som arbejdspapir mellem årsregnskaberne. I råbalancen kan indgå en eller flere beregninger af dækningsbidrag.

Rapporter til ejeren

Ejeren eller ejerne af virksomheden har brug for en jævnlig rapport over, hvordan det går med salget og om udgifterne holder sig på det budgetterede niveau. Det er også interessant, om debitorkontoen vokser – altså om der er flere og flere, som skylder os penge eller om kunderne betaler til tiden. Og navnlig i vækstvirksomheder er det også meget interessant at følge med i, om antallet af kreditorer er på et rimeligt niveau eller om det vokser mere end ønsket.

Af råbalancen kan man læse et foreløbigt resultat, som kan give et meget godt prej om, hvordan årsresultatet kan blive. Med det foreløbige resultat kan man også få en fornemmelse af, om man betaler nok i acontovis B-skat.

Revisor og rådgivere

Hvis din virksomhed har kontakt med en revisor eller en anden økonomisk rådgiver, vil jeres aktuelle budget og råbalancen være et rigtig godt udgangspunkt for kommunikation om, hvordan det går med firmaets aktiviteter.

Hvis dit firma er et ApS eller A/S skal du have kontakt med en revisor, hvis det er et enkeltmandsfirma eller I/S er det valgfrit. Men hvis dit selskab har en revisor, er det en fordel, at revisoren er orienteret om, hvordan det går jer i løbet af året, så han bedre kan give et godt råd, hvis I får brug for det. Send derfor kvartalsvis rutinemæssigt råbalancer til revisoren
  
Budgetkontrol

Budgettet er et udtryk for virksomhedens forventninger til fremtiden i en given periode. Efterhånden som firmaet når et stykke ind i budgettet periode, vil man kunne konstatere om de forudsætninger, der blev lagt til grund ved udarbejdelsen af budgettet, holder. Ved at sammeligne det foreløbige regnskab og de kendte dispositioner for den nærmeste fremtid med det vedtagne budget, kan man udføre en budgetkontrol. Hvis budgettet ikke længere stemmer overens med virkeligheden, skal det tilrettes eller laves om.

Budgetkontrol kan sættes i system, så det foregår løbende, f.eks. hver gang der er bogført for en måned eller et kvartal. 

Årsregnskab

Årsregnskabet er den endelige rapport over firmaets drift og status efter et år. For de fleste vil det være hensigtsmæssigt, at regnskabsåret følger kalenderåret.

Udgangspunktet for årsregnskabet er alle de bilag, som er bogført i årets løb. Inden årsregnskabet kan færdiggøres, skal man foretage en kontrol af det bogførte, og der er nogle poster, som normalt kun føres en gang om året, f.eks. afskrivninger på større anskaffelser.

Alle poster i bogholderiet skal være afstemt, og årsregnskabet vil altid kræve ekstra arbejde i større eller mindre omfang.

Årsregnskabet omfatter en oversigt over driften i det forløbne år: Indtægter, udgifter og resultat. Herudover en beskrivelse af firmaets aktiver og pasiver: Hvor meget firmaet pr. sidste dag i regnskabsåret ejer og skylder væk, og til hvem.

Du kan selv aflægge årsregnskab, hvis du har et enkeltmandsfirma eller I/S. Hvis der er tale om et ApS eller A/S, skal en revisor som regel revidere dit regnskab, selvom der er åbnet op for undtagelser for små anpoartsselskaber.

Franciskanerseriens 2. bind: “Årsregnskab for enkeltmandsvirksomheder” gennemgår omdannelsen af et bogført materiale til et færdigt årsregnskab.